Remote Brainstorming für Teams

#1: Kenne das Team

Welche Persönlichkeiten habe ich im Team? Sind sie eher introvertiert oder extrovertiert?

Arbeiten sie lieber alleine oder gemeinsam? Je nach Konstellation ergeben sich verschiedene Möglichkeiten. Eine gewisse Anonymität und die Ruhe zu Überlegen hilft den introvertierten Team-Mitgliedern, etwas Struktur den Extrovertierten.

#2: Online Tools

Prinzipiell gibt es viele verschiedene Whiteboard Tools. Es ist auch gar nicht so wichtig, welches Tool man wählt, sondern die Vorbereitung und die einfache Zusammenarbeit stehen im Fokus. Um Ihnen dennoch einen Überblick über unsere Favoriten zu geben: Wir arbeiten gerne in Google Slides, da hier jeder ein paar Folien mit Gedanken und Ansätzen füllen kann. Google Jamboard gefällt uns auch sehr gut als Remote Tool. Miro und Mural wären weitere Alternativen – mit weit mehr Möglichkeiten, auch was Votings und vorgegebene Strukturen betrifft.

#3: Vorbereitung

Kennen Sie alle Mitglieder? Bei Workshops mit neuen TeilnehmerInnen bietet es sich an, vorher einmal mit jeder und jedem einzelnen eine kurze Videokonferenz zu machen, um den Prozess und (falls nötig) das Tool zu erklären. Vorbereitung des Online Whiteboards: Niemand starrt gern auf ein blankes Tool. Am besten für jede Übung einen extra Frame vorbereiten. Eine vorgegebene Struktur hilft dem Facilitator und lässt sich für weitere Termine erneut verwenden.

#4: Zwischen Tools hin- und herspringen

Immer wenn man zwischen Tools springt, kommt es zu Zeitverzögerungen und man verliert sogar manche TeilnehmerInnen beim Wechsel. Daher versuchen wir, so wenig wie möglich zu springen. Miro bietet zum Beispiel die Möglichkeit, Slides in das digitale Whiteboard zu integrieren.

#5: Set up

Auch wenn alle bestens vorbereitet sind: 5-10 Minuten braucht es zu Beginn meist trotzdem, bis alle Teilnehmer die digitalen Tücken überwunden haben und in der Videokonferenz und dem Whiteboard Tool anwesend sind – einfach im Timing berücksichtigen. Für das Setup: am besten hat man zwei Screens zur Verfügung: einen für die Videokonferenz, um alle Teilnehmer sehen zu können und einen für das Online Tool.

#6: Verkürzen von Remote Workshops

Meetings über Videokonferenzen sind doch anstrengender als vor Ort im Team zusammenzuarbeiten, mit der Zeit wird es schwierig, sich zu fokussieren. Daher empfehlen wir, Remote Workshops auf 4 Stunden zu limitieren. Zusätzlich einige Pausen einplanen!

#7: Warm-up

Die Warm-ups an sich sind als Icebreaker wichtig und es bietet sich an, gleich im Tool zu interagieren: Jeder kann zum Beispiel Sticky Notes über sich selbst im Whiteboard erstellen: “Mein Name ist…”, “Mein Job ist …”, ”Ein Fun-Fact über mich:…”

#8: Motivieren der Teilnehmer

Gleich zu Beginn unbedingt alle TeilnehmerInnen bitten, ihre Kamera einzuschalten. Für alle ist es motivierend, sich gegenseitig zu sehen. Auch für den Facilitator ist es wichtig, während des Workshops ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es jeder Teilnehmerin und jedem Teilnehmer geht. So lässt sich auch der Verlauf des Workshops noch etwas anpassen und variieren.

#9: Voting & Timeboxing

Wir arbeiten gerne mit Votings, da sie uns helfen uns auf das Wesentliche zu reduzieren und zu fokussieren. Man kann das entweder mit farbigen Punkten machen oder auch mit unterschiedlichen Größen oder Farben der Sticky Notes. Jeder im Team gibt seine Stimme ab und die Elemente werden neu angeordnet oder hervorgehoben.

Manche Tools haben auch eingebaute Timer, sodass alle TeilnehmerInnen sehen können, wie viel Zeit für die einzelnen Übungen übrig ist. Das kann so manchen aber auch unter Druck setzen und somit nicht wirklich förderlich sein, daher verwenden wir die Timer lieber nur als grobe Richtlinie für den Facilitator, damit der Workshop im Zeitrahmen bleibt.

#10: Wrap-up und Handover

Am Ende lassen sich die Ergebnisse am besten direkt im Online Tool teilen. Manche Übungen kommen online in der großen Runde oft zu kurz und können später noch von jedem einzelnen ausgefüllt werden. Bei größeren Workshops lassen sich in Google Slides nochmals alle Highlights schnell zusammenfassen. Jeder kann in die selbe Präsentation hineinarbeiten und dem Kunden diese dann per PDF zur Verfügung stellen.

That’s it! Wir hoffen dass unsere Tipps hilfreich für Sie sind. Happy Brainstorming!